1er octobre 2018 : Préparez-vous à la dématérialisation des achats

07/08/2018
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1er octobre 2018 : Préparez-vous à la dématérialisation des achats

07/08/2018
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A compter du 1er octobre 2018, pour toutes les consultations publiées pas les acheteurs publics, les candidatures et les offres devront obligatoirement être remises par des moyens de communication électronique.

Les candidatures et les offres remises sur support papier ne seront plus acceptées.

 

Équipez-vous

La remise des offres au format électronique (si la signature est requise dès la phase Soumission) ou la signature du contrat nécessite une signature électronique.

Qu'est-ce que la signature électronique ?

Un certificat de signature électronique (CSE) est nominatif, délivré à une seule personne et non à une société. Le CSE permet à la fois d’identifier le signataire de façon nominative, de garantir l’intégrité du document et engage le signataire. En pratique, il est contenu sur une carte à puces ou sur une clé USB.

L'arrêté du 12 avril 2018 opère la transition entre le certificat de signature électronique conforme au référentiel général de sécurité (RGS), précédent standard, et le certificat « eIDAS » prévu par la réglementation européenne. C'est ce dernier certificat qui doit être acquis pour un nouvel achat ou un renouvellement.

Toutefois, afin d’assurer la transition entre les deux réglementations, le présent arrêté prévoit que les certificats de signature utilisé selon le standard du référentiel général de sécurité (RGS) demeurent valables jusqu’à leur expiration.

 

Comment se procurer un certificat de signature électronique ?

Des certificats de signature qualifiés sont commercialisés par des prestataires de services de confiance qualifiés : http://www.lsti-certification.fr/index.php/fr/services/certificat-electronique

Les prix d’un certificat de signature électronique varient généralement entre 80 et 300 euros HT, selon la durée du certificat et les modalités de remise du certificat (délivrance). Leur durée de validité est généralement de 2 ou 3 ans. Le candidat doit se renseigner, en amont, sur les différentes offres existantes, choisir la plus adaptée techniquement et la plus avantageuse financièrement.

Les délais d’obtention pouvant aller de 15 jours à un mois, il est recommandé de se procurer la signature électronique assez tôt.

Le CSE est délivré en mains propres pour vérifier l’identité du titulaire du certificat.

 

Qui doit être titulaire du certificat de signature électronique ?

Le certificat de signature électronique (CSE) est nominatif, la personne qui signe doit avoir le pouvoir d’engager la société. Le titulaire du CSE doit donc être :

  • soit le représentant légal de la société (gérant, président, etc.),
  • soit toute autre personne qui dispose d’une délégation de pouvoir (à joindre dans le dossier de candidature).

Si le titulaire du CSE quitte la société, il faut s’en procurer un nouveau.

Si vous êtes un candidat individuel, c’est la personne ayant qualité à engager la société qui signe. Si vous faite partie d’un groupement momentané d’entreprises (co-traitance), soit tous les membres du groupement, soit le mandataire habilité à les représenter en vertu d’un mandat express, qui est joint à la candidature ou l’offre.

 

Quelle forme prend ma signature électronique, puis-je la personnaliser ?

La signature électronique n’est pas nécessairement visible (empreinte apparente) dans le document ou sur le document, cela dépend notamment du format de signature (XAdES, CAdES et PAdES) et du format du document signé (xml, tableur, Pdf…). Par exemple, avec le format XAdES, les informations sur la signature (identité, date…) sont dans le fichier .xml qui est généré. Avec le format PAdES, la signature peut être identifiable dans le fichier sous forme d’empreinte visible.

Cela signifie que dans certains cas, la signature est intégrée au document et qu’un seul fichier existe pour le document et la signature, alors que dans d’autres cas, il y a un fichier pour la signature et un fichier pour le document. Les deux fichiers sont alors transmis simultanément. Dans tous les cas, l’identité du signataire est affichée lors de la création de la signature, puis demeure avec ou dans le fichier.

 

 

Anticipez

Vérifier la configuration de votre poste informatique avant tout dépôt.

Anticipez le dépôt pour éviter d’être hors délai. La durée de la transmission est fonction du débit de votre accès Internet et de la taille des documents à transmettre.

Des tests préalables restent recommandés, et même indispensables si vous signez électroniquement pour la 1ère fois.

Ateliers dématérialisation ?

Toulouse Métropole et Tisséo proposent des "ateliers dématérialisation" gratuits afin de présenter aux entreprises la réponse électronique aux marchés publics :

https://www.toulouse-metropole.fr/-/ateliers-dematrialisation

https://www.tisseo.fr/lespace-pro/marches-publics

 

 

Pour aller plus loin

La DAJ met à disposition des opérateurs économiques un guide pratique pour comprendre la dématérialisation de la procédure de passation des marchés publics :

Vignette

Guide à consulter ou télécharger à cette adresse :

https://www.economie.gouv.fr/files/files/directions_services/daj/marches_publics/dematerialisation/20180601_Guide-MP-dematerialisation-2018-OE.pdf

 

 

Contactez nous

Pour tout renseignement sur cette nouvelle échéance, vous pouvez joindre la Direction Achats et Commande Publique de Tisséo-Collectivités au 05.67.77.80.61 ou par mail à l'adresse suivante marchespublics.smtc[a]tisseo.fr